10 bénéfices de Petal Scheduling pour les médecins

10 bénéfices de Petal Scheduling pour les médecins

Les médecins qui travaillent dans des hôpitaux doivent tenir compte d’une grande quantité de facteurs lors de la création, de la gestion et de la diffusion de leurs horaires : absences, équité dans la distribution, salles d’opérations, couvertures de garde, contrats, préférences personnelles, etc.

Voici 10 bénéfices de Petal Scheduling qui expliquent pourquoi plus de 32 000 médecins canadiens ont choisi cet outil pour relever les défis propres à leur réalité.

1. Diminution du temps investi dans la création horaires

Petal Scheduling accélère considérablement la planification des quarts de travail de deux façons : en facilitant la compilation des non-disponibilités (vacances, congrès, absences, maladie, etc.) et en automatisant la création des horaires.

Les membres peuvent envoyer et modifier leurs non-disponibilités à partir de n’importe quel appareil, tandis que le responsable de l’horaire a accès à l’ensemble de ces non-disponibilités au même endroit. Il peut ensuite personnaliser les règles de son groupe dans Petal Scheduling, et en quelques minutes, l’algorithme lui propose un horaire optimal qui peut être ajusté manuellement au besoin.


Dr Friensen gagne 100 heures/année grâce à Petal Scheduling

Après avoir essayé un logiciel de planification américain qui l’avait déçu, le Dr Friesen du Centre de santé régional de Peterborough a essayé Petal Scheduling et l’a adopté aussitôt. Créer l’horaire d’une période de 3 mois représentait 40 heures de travail, alors que cette opération ne lui demande à présent que 15 heures. Au total, cela équivaut à un gain de temps de 100 heures par année.

2. Amélioration de la qualité de vie des médecins

Offrir un équilibre entre la vie personnelle et la vie professionnelle de chaque médecin du département peut être un véritable casse-tête en raison de la diversité des demandes de chacun. 

En mathématisant les préférences et les contraintes de chaque médecin, Petal Scheduling s’assure que l’ensemble des demandes transmises au responsable de l’horaire sont respectées autant que possible. Lorsque certaines demandes sont incompatibles entre elles, la solution souligne le conflit et le responsable peut ajuster l’horaire manuellement. Il peut également accorder automatiquement une priorité à certaines règles en fonction de ce qui importe le plus aux membres de son département.

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3. Distribution équitable des quarts de travail

Certaines tâches ou certains quarts de travail sont plus convoités que d’autres, une réalité qui peut rapidement complexifier la gestion des horaires. Par exemple, rares sont les médecins qui souhaitent travailler le week-end, ou encore se voir assigner un maximum de tâches de garde. Comment s’assurer que ces quarts de travail sont répartis équitablement au sein du groupe en fonction du profil de chacun des médecins et du poids de chacune de leurs tâches?

Les règles de Petal Scheduling peuvent être configurées de manière à assurer l’équité de certaines tâches en fonction du travail qu’elles représentent et des disponibilités de chaque médecin. Le système permet de suivre l’équité en tout temps grâce à un compteur par tâche et de produire des rapports d’équité sur une durée donnée. À la fin de l’année, le responsable de l’horaire pourra par exemple produire un fichier sommaire du nombre de vendredis soirs qui ont étés attribués à chaque médecin. Ce rapport pourrait lui permettre d’ajuster la distribution des vendredis soirs lors de la prochaine période. 


Exemples de règles permettant de respecter automatiquement les demandes des médecins

  • Pas plus que 13 affectation par mois pour Dr A
  • Pas plus que 3 jours consécutifs d’affectation pour Dr B
  • Dr A doit toujours travailler en même temps que Dr B
  • Aucun membre ne peut travailler 2 week-ends de suite
  • Chaque membre doit travailler au moins 1 week-end par mois
  • Dr C ne peut pas travailler en même temps que Dr D
  • Aucune affectation les lundis et les vendredis pour Dr E 

4. Synchronisation avec les horaires externes

Pour plusieurs médecins, la gestion du temps représente un défi complexe : activités de formation, recherche, heures travaillées en clinique, congrès, événements personnels, etc., L’utilisation d’une solution vouée à faciliter cette gestion peut facilement se transformer en perte de temps si elle implique l’ajout d’un nouveau calendrier aux outils déjà utilisés.

Petal Scheduling tient compte de cette réalité en offrant une synchronisation complète avec les calendriers externes tels que Google Agenda ou Outlook. De cette manière, les médecins peuvent accéder à leur horaire de travail à partir de leur téléphone intelligent ou de leur tablette électronique en tout temps. Ils peuvent également partager leurs disponibilités aux personnes de leur choix, par exemple leur secrétaire ou certains membres de leur famille.

5. Réduction des erreurs de communication

Le bon fonctionnement d’un département hospitalier dépend en grande partie de la communication entre ses différents intervenants, qu’il s’agisse des médecins, des secrétaires, du responsable de l’horaire ou du personnel administratif de l’hôpital. Lorsque plusieurs versions de l’horaire circulent en même temps, les risques d’erreurs se multiplient.

Hébergée dans le nuage (cloud), Petal Scheduling offre une seule et unique version de l’horaire qui se maintient à jour en tout temps. Grâce aux applications iOS et Android, les membres ont accès à leurs horaires personnels et de groupe à partir de n’importe quel appareil. Les changements à l’horaire effectués par le planificateur ou par les membres du groupe sont appliqués en temps réel et des notifications peuvent être envoyées aux personnes concernées.

6. Respect des contrats et des engagements

Les départements hospitaliers doivent respecter leurs engagements auprès de l’hôpital peu importe les modifications apportées à l’horaire. Par exemple, dans le cas d’un département de radiologie, la direction de l’hôpital peut exiger qu’il y ait une couverture de garde tous les jours, un certain nombre d’imageries cardiothoraciques par année et un minimum d’activités de recherche par mois. Il peut en être de même pour les contrats spécifiques de certains médecins.

Une fois ces engagements intégrés dans Petal Scheduling, l’algorithme s’assure qu’ils soient respectés en tout temps. Lorsqu’une demande de changement de quart de travail est incompatible avec les engagements établis, par exemple parce que deux médecins avec la même expertise prévoient s’absenter en même temps, la solution souligne automatiquement le conflit et le responsable peut ajuster l’horaire.

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7. Protection des échanges et des données patient

Les médecins qui partagent des données patient en utilisant des courriels non cryptés, de la messagerie texte ou des fournisseurs infonuagiques (cloud) tels que Google et Yahoo s’exposent à des amendes sans nécessairement en avoir conscience. Il suffit d’une fuite d’information involontaire pour que les autorités sanctionnent le médecin en raison du non-respect de la norme de sécurité PIPEDA. L’hôpital dans lequel le médecin travaille peut également être pénalisé. 

La solution Petal Scheduling permet d’assurer la confidentialité des échanges entre médecins grâce à une messagerie sécurisée qui transmet des renseignements et des photos à partir d’une base de données cryptée.


Exemples de poursuites et d’amendes causées par une fuite d’information dans le domaine médical

  • 1,44 million $ – Walgreen (États-Unis)
  • 2 millions $ – Trilium Health Hospital (Canada)
  • 4 millions $ – Stanford Hospital & Clinics (États-Unis)
  • 4,8 millions $ – NewYork-Presbyterian Hospital (États-Unis)
  • 412 millions $ – Rouge Valley Health System (Canada)

8. Accès mobile aux horaires personnels et de groupe

Un horaire disponible sur Internet est certainement plus facile à accéder qu’un agenda papier. Toutefois, si l’on souhaite réellement que les médecins bénéficient d’un accès rapide à leurs horaires à partir de n’importe quel endroit, la disponibilité sur le Web ne suffit pas : il faut également que l’interface soit parfaitement adaptée aux appareils mobiles.

Les applications mobiles iOS et Android de Petal Scheduling ont été conçues à partir des pratiques les plus récentes en matière d’expérience utilisateur. De plus, l’équipe de PetalMD est toujours à l’écoute des médecins lorsque vient le temps d’améliorer ses interfaces, ce qui signifie que l’application s’améliore constamment et est toujours adaptée à la réalité des utilisateurs. Que ce soit sur ordinateur, téléphone intelligent ou tablette électronique, l’horaire s’affiche de manière optimale et se met automatiquement à jour.

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9. Simplification des échanges de quarts de travail

Pour plusieurs médecins, la gestion du temps représente un défi complexe : activités de formation, recherche, heures travaillées en clinique, congrès, événements personnels, etc. L’utilisation d’une solution vouée à faciliter cette gestion peut facilement se transformer en perte de temps si elle implique l’ajout d’un nouveau calendrier aux outils déjà utilisés.

Petal Scheduling tient compte de cette réalité en offrant une synchronisation complète avec les calendriers externes tels que Google Agenda ou Outlook. De cette manière, les médecins peuvent accéder à leur horaire de travail à partir de leur téléphone intelligent ou de leur tablette électronique en tout temps. Ils peuvent également partager leurs disponibilités aux personnes de leur choix, par exemple leur secrétaire ou certains membres de leur famille.

10. Transition facile lors des changements de planificateur

Comment assurer une bonne transmission des connaissances lorsqu’un médecin qui a créé et géré l’horaire pendant plusieurs années transmet ses responsabilités à un autre médecin? Inversement, comment éviter de répéter l’apprentissage des règles qui régissent le département hospitalier quand la personne qui a pour mandat de créer l’horaire change constamment? 

Avec Petal Scheduling, les règles et procédures du groupe de médecins sont sauvegardées, centralisées et ne dépendent pas des connaissances d’une seule personne. La solution produit des gabarits qui permettent d’accélérer considérablement la création des horaires à venir. En assurant la pérennité des règles qui régissent la gestion et la distribution optimale de leurs tâches, les médecins augmentent leurs chances de voir leurs demandes, préférences et ententes respectées lorsqu’un changement de responsable survient. Quant aux futurs responsables de l’horaire, leur travail sera à la fois facilité et plus rapide.

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Caroline St-Laurent, Conseillère en technologie de la santé

Publié par Caroline St-Laurent, Conseillère en technologie de la santé

Passionnée par les technologies de la santé, Caroline St-Laurent est une spécialiste de notre solution de gestion d’horaires pour médecins. Elle a une excellente connaissance des défis que représentent la création et la gestion des horaires au sein des départements hospitaliers. Quelle que soit la complexité de ces défis, elle trouve toujours une solution technologique adaptée et capable de faire gagner un temps précieux aux médecins du groupe.

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