La prise de rendez-vous en ligne adaptée aux cliniques spécialisées

La prise de rendez-vous en ligne adaptée aux cliniques spécialisées

Les cliniques de médecine spécialisée (radiologie, pédiatrie, urologie, gynécologie, psychologie, etc.) qui souhaitent offrir la prise de rendez-vous en ligne rencontrent généralement deux difficultés principales.

Premièrement, le personnel doit poser une série de questions au patient avant de pouvoir lui assigner un rendez-vous.

Deuxièmement, les rendez-vous pris en ligne ne doivent pas entrer en conflit avec les rendez-vous de suivi à fréquence fixe.

Grâce aux nouvelles fonctionnalités de Petal Booking, ces deux difficultés ne sont plus des obstacles. Au contraire, grâce à l’automatisation, elles deviennent  de nouvelles façons de gagner du temps. Pour ce faire, notre équipe a dû relever deux défis.

1er défi : Identifier de manière automatisée les besoins du patient

Les patients qui souhaitent prendre rendez-vous dans des cliniques offrant des services de deuxième ligne ont déjà reçu un diagnostic et doivent souvent répondre à des critères d’admissibilité précis. Comment le personnel peut-il assigner le bon type de rendez-vous et le bon spécialiste sans questionner le patient de vive voix? La réponse est simple : en automatisant le processus de qualification médicale.

La solution?

Un formulaire en ligne de demandes de service

Le formulaire que nous avons développé permet d’informatiser plus de 80 % des qualifications médicales traitées dans les cliniques spécialisées que nous avons testées. Lorsqu’un rendez-vous nécessite un document médical précis comme une prescription, le patient est invité à l’importer. Les questions et les conditions de chaque formulaire peuvent être personnalisées en fonction du type de rendez-vous.

Par exemple, si une clinique de radiologie reçoit une demande de mammographie, la patiente peut indiquer si son rendez-vous fait suite à la prescription d’un médecin ou à une lettre de dépistage reçue par le gouvernement. Elle peut également déposer sa lettre ou sa prescription.

Si toutes les conditions sont bien remplies, le rendez-vous est automatiquement pris et intégré au calendrier de la clinique en fonction de la disponibilité des médecins. Lorsqu’un cas atypique survient, la demande de service est envoyée au personnel de la clinique qui appelle alors le patient et traite la demande manuellement.

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2e défi : Assurer le suivi des rendez-vous récurrents

Les examens et les traitements offerts par les cliniques spécialisées nécessitent souvent des suivis à des fréquences déterminées, par exemple aux deux, trois ou six mois sur une période d’une ou de plusieurs années. Identifier et contacter les patients pour leur suivi de rendez-vous peut s’avèrer très complexe et demande beaucoup de temps précieux à votre personnel administratif. Grâce aux nouvelles fonctionnalités de Petal Booking, les suivis de rendez-vous peuvent se faire automatiquement et deviennent donc beaucoup plus faciles à gérer.

La solution?

Des listes de rendez-vous prioritaires

Petal Booking permet d’identifier facilement quels patients doivent être vus en priorité en fonction des critères établis par la clinique. Le personnel peut générer une liste prioritaire en choisissant par exemple de privilégier un certain type de rendez-vous, une tranche d’âge ou encore les interventions d’un médecin en particulier. Il peut également faire en sorte que les patients assignés à un groupe, disons « Juin 2017 », doivent être rencontrés à 80 %, 90 % ou 100 % avant que l’on puisse commencer à assigner des rendez-vous aux patients du groupe « Juillet 2017 ».

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Une des options les plus intéressantes rendues possibles par les listes de rendez-vous prioritaires est l’automatisation du suivi des rendez-vous récurrents. Les patients qui nécessitent un suivi aux trois mois peuvent par exemple faire partie d’une liste qui automatise l’envoi de messages de rappel 7 jours avant chaque rendez-vous.

 

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Développé en collaboration avec quelques-uns des 32 000 médecins qui font confiance à PetalMD, Petal Booking est une solution informatisée de prise de rendez-vous conçue pour les professionnels de la santé. Si vous avez des questions sur cette nouvelle solution de gestion de prise de rendez-vous maintenant adaptée aux cliniques spécialisées, n’hésitez pas à communiquer avec nous au 1 888 949-8601.

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Alex Aoun, Conseiller en technologie de la santé

Publié par Alex Aoun, Conseiller en technologie de la santé

Titulaire d’un baccalauréat en finance de l’université de Concordia, Alexandre Aoun a une excellente connaissance des défis propres au milieu de la santé. Ayant lui-même fondé une clinique dentaire à Montréal ainsi qu’une entreprise technologique visant à révolutionner les communications entre professionnels de la santé, Alexandre est un conseiller hors pair quand vient le temps de relever des défis en technologies de la santé.